01.02.2012
En arkivplan er en ajourført samleplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal vise hva slags instrukser, regler, planer m.v. som gjelder for utføring av arbeid som mottak og registrering av post, produksjon av arkivverdig materiale, arkivlegging, plassering, bortsetting, kassasjon, overføring og avlevering av arkivet.
Arkivplanen skal være et nyttig administrativt verktøy for hele virksomheten, og fungere som et oppslagsverk for ansatte. Den skal gi en samlet oversikt over rutiner, arkivserier, elektroniske systemer, organisasjonsforhold, gjenfinningsmidler og all annen arkivrelatert kunnskap i virksomheten i nåtid og fortid.
Arkivplanen skal iflg. Arkivforskriften § 2-2 til enhver tid være ajourført. Det betyr en jevnlig oppdatering, som kan bestå i enkeltopplysninger og enkeltdokumenter som inngår i planen.
Arkivplanen skal ligge i sak - og arkivsystemet ePhorte, og skal bevares for ettertiden. Oppdateringer gjøres ved å endre på eksisterende dokument og ved å legge til nye. Ephorte har funksjoner som ivaretar logging av endringer, slik at alle versjoner av et dokument blir arkivert. Arkivplaner som har gått ut av bruk, skal arkiveres.
Arkivplanen bør gås gjennom hvert år, og oppdatering skal blant annet skje
Ansvaret for oppdatering av arkivplanen ved Høgskolen i Nord-Trøndelag ligger hos den som har det daglige ansvaret for arkivet. I tillegg til fortløpende oppdateringer, skal arkivplanen for Høgskolen i Nord-Trøndelag oppdateres minst én gang per år.
Du er her: 
(+47) 74 11 20 00