Bakgrunn og formål med arkivplan

01.12.2011

Hva er en arkivplan

En arkivplan er en ajourført samleplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer m.v. som gjelder for utføring av arbeid som mottak og registrering av post, produksjon av arkivverdig materiale, arkivlegging, plassering, bortsetting, kassasjon, overføring og avlevering av arkivet.
Arkivplanen skal ikke bare være en aktuell oversikt, men være knyttet til både dagens situasjon og til fortiden - altså både det som skapes og brukes i dag, og det som har vært skapt og brukt tidligere.

Bakgrunn

Alle offentlige organ er pålagt å ha en arkivplan, jf. §2-2 i Forskrift om offentlege arkiv av 11.12.1998

Formål

Arkivplanen skal bidra til at Høgskolen i Nord-Trøndelag oppfyller arkivlovens bestemmelser, jf. § 6 i Lov om arkiv:
”Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid”
Arkivplanen gir bindende instrukser for behandling av dokumentasjon ved Høgskolen i Nord-Trøndelag. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for instruksene.
Arkivplanen skal

være et verktøy for å kvalitetssikre behandlingen av høgskolens arkivmateriale
styre lagring og bevaring av dokumenter i høgskolen, og holde oversikt over høgskolens dokumenter
fungere som et oppslagsverk og vise rutinene for arkivarbeidet
være et redskap som viser hvordan arkivet er bygd opp og hva det omfatter
gi bindende retningslinjer for behandling av dokumenter og informasjon i høgskolen
gi en oversikt over alt arkivmateriale som skapes og er blitt skapt i høgskolen, og være høgskolens oppslagsverk for gjenfinning når det gjelder papirbasert bortsettingsarkiv og det som er avlevert Statsarkivet
vise både dagens organisering og tidligere organisering

Arkivplanen skal ikke bare fungere som oversikt, den skal også være organets interne oppslagsbok. Her skal ledere, saksbehandlere og ikke minst arkivpersonalet kunne slå opp når de har behov for kunnskap om arkivforhold.