14.12.2011
Arkivloven med forskrifter danner det rettslige grunnlaget for arbeidet med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning. Formålet med bevaring av offentlige arkiver er å sørge for at arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden.
Bevaringsverdig materiale skal avleveres til et arkivdepot når organet som har skapt materialet (arkivskaper), ikke lenger bruker materialet.
Arkivloven § 9 slår fast at arkivmateriale ikke kan kasseres, dvs. slettes eller destrueres, med mindre dette er hjemlet i arkivloven med forskrifter eller Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjon.
Arkivforskriften § 3-20 gir påbud om bevaring av bestemte typer materiale, mens § 319 angir hva slags materiale som skal arkivbegrenses.
Riksarkivarens bestemmelser, kapittel III gjelder felles kassasjons- og bevaringsbestemmelser for statsforvaltningen.
Kassasjons- og bevaringspåbud er oppført i Arkivnøkkel for statlige høgskoler av 1.7.1994, revidert oktober 1996 og mars 2001 / Kassasjonsplan av mai 2001, revidert juli 2005.
Arkivverket har utarbeidet et allment arkivskjema som blir brukt ved registrering av arkivserier. Skjemaet har et system med faste opplysninger for de forskjellige arkivseriene.
I bortsettingsarkiv/fjernarkiv bør arkivmaterialet være ordnet etter allment arkivskjema. Skjemaet er i dag tatt inn som grunnlag for avleveringsliste i Riksarkivarens arkivbestemmelser om avlevering i statsforvaltningen.
Når det gjelder bevaring, kassasjon og pakking av papirarkivet skal Høgskolen i Nord-Trøndelag følge oppsettet i Allment arkivskjema:
Kode - Arkivserie
A - Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller og lignende
B - Kopibøker
C - Journaler og andre overgripende registre
D - Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter organets hovedsystem
E - Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter eventuelt andre (sideordnede) system. Utskilt del av saksarkivet med andre ordningsprinsipp, f.eks kontraktsarkiv)
F-O - Seriekodene er reservert til bruk for spesialserier innenfor hver enkelt arkivskapers fagområde
P - Personalforvaltning (utskilt personalarkiv med eget ordningsprinsipp)
Q - Eiendomsforvaltning
R - Regnskap
S - Statistikk
T - Kart og tegningsarkiv
U - Foto, film og lydopptak
V - EDB og mikrofilm
W - Gjenstander (stempel, modeller, faner)
X - Trykksaker
Y - Andre utskilte arkivdeler, diverse
Z - Referansemateriell (arkivlister, instrukser, handbøker, etc)
Med utgangspunkt i Arkivforskriftens § 3-20 over bevaringspåbud og med en systematisk oppstilling etter allment arkivskjema, er det utarbeidet oversikt over hvilket arkivmateriale som skal bevares og hva som skal kasseres, og hvilke regler materialet skal kasseres etter: Dette finnes fra s 26 i Arkivnøkkel og kassasjonsplan for de statlige høgskolene Arkivnøkkel og kassasjonsplan
Kassasjon av søknader om opptak til universitet og høgskoler
Fastsatt av Riksarkivaren i brev av 11.06.85
Søknader om opptak til studier/kurs ved universitet og høgskoler kan kasseres når de har mistet sin administrative betydning.
Det må imidlertid bevares enkelte prøver av søknadene, f eks. 5-10 per år.
Studentregistre kasseres foreløpig ikke.
Kassasjon skal skje i betryggende former ved makulering eller brenning, og under tilsyn av en arkivansvarlig person.
Kassasjon av eksamensbesvarelser m.v. ved universitet og høgskoler
Fastsatt av Riksarkivaren i brev av 03.10.2007
Følgende kasseres IKKE:
1. Alle eksamensbesvarelser mv. fram til og med skoleåret 1949/1950 bevares
2. Eksamensoppgaver bevares
3. Eksamensprotokoller bevares
a) For Mastergraden eller tilsvarende utdanningsløp med klart forskningspreg bevares avsluttende oppgave.
b) For PhD-graden eller andre doktorgrader organisert som forskerutdanningsprogram bevares ett eksemplar av avhandlingen.
c) For Dr. philos bevares ett eksemplar av avhandlingen. Dokumentasjon av innholdet i prøveforelesninger bevares hvis det er krav om at slikt materiale skal innleveres.
d) Refuserte avhandlinger skal bevares, dersom det ikke finnes en revidert versjon som er godkjent ved en senere innlevering etter fastsatt frist. Refuserte avhandlinger skal være godt merket for å hindre misbruk. Arkivverket vil gi innsyn etter gjeldende regler
Andre eksamensbesvarelser kan kasseres når de har mistet sin administrative aktualitet.
Universitet og høgskoler kan bevare et større utvalg av eksamensbesvarelser enn det som er fastsatt under punktene 1 - 5, dersom spesielle forskningsmessige interesser gjør det ønskelig.
Eksamensprotokoller og eksamensoppgaver skal bevares.
Eksamensoppmeldinger kan kasseres når de har mistet sin administrative betydning.
Kassasjonsfristene bestemmes av institusjonene.
Kassasjon må skje i betryggende former ved makulering eller forbrenning, og under tilsyn av en arkivansvarlig person.
Avlevering til fjernarkiv/arkivdepot
Statsarkivet er depot for arkivsaker som er avlevert og som er eldre enn 25 - 30 år, og for konsesjonspliktige arkiv etter bestemmelsene i konsesjonen. Statsarkivet i Trondheim er depot for Høgskolen i Nord-Trøndelag.
Formålet med å avlevere arkiv til arkivdepot er at det skal bevares og gjøres tilgjengelig for ettertiden. For å oppnå dette må materialet blant annet være ordnet og listeført (registrert, beskrevet) på en måte som gjør det mulig å finne fram i det.
Rutiner for avlevering
De generelle kravene til arkivmateriale som skal avleveres fra offentlige organer, er fastsatt i arkivforskriften § 5-4. Disse har tilknytning til og faller delvis sammen med de krav som stilles ved bortsetting etter § 3-14.
Det må her passes på at systemdokumentasjon for hvert EDB-system blir avlevert. Alle arkivnøkler som materialet er ordnet etter, skal også følge med ved avleveringen.
Alle kostnader i forbindelse med avlevering fra statlige organer til Arkivverket skal dekkes av det avleverende organ.
Dersom bortsetting er gjort på foreskreven måte, blir avlevering en ren transportoppgave
Avlevering til Nasjonalbiblioteket
Pliktavleveringsloven omhandler også avlevering av norskproduserte dokumenter som er gjort tilgjengelige for allmennheten, til Nasjonalbiblioteket. Dette er dokumenter som vanligvis omtales som bibliotekmateriale, men loven omfatter dokumenter på alle typer medier og i ulike former for skriftlig tekst, bilder, lydgjengivelser, film og video osv. Avleveringsplikten gjelder altså alt fra bøker til fjernsynssendinger og web-sider på Internett.
HiNT sendte inntil 2007 et visst antall eksemplar av HiNT-publikasjoner til Nasjonalbiblioteket. Fra 2007 blir publikasjonene gitt ut elektronisk, bare unntaksvis gir nå HiNT noe ut i papir.
HiNTs web-sider ligger åpne på internett, og HiNT gjør ikke noe aktivt for avlevering av disse.
Det er i utgangspunktet en del overlapping mellom dokumenter som kommer inn under pliktavleveringsloven og arkivdokumenter etter arkivloven. Den praktiske grenseoppgangen mellom de to lovenes virkeområde foretas gjennom reglene for arkivbegrensning i arkivforskriften § 3-19.
Høgskolen i Nord-Trøndelag avleverer til Nasjonalbiblioteket avd. Rana.
Du er her: 
(+47) 74 11 20 00