Arkivmaterialet perioden 1.1.2005 – d.d.

15.12.2011

Fra innføringen av ePhorte 1.1.2005 har vi elektronisk arkiv, dvs at vi skanner alle dokumenter inn i arkivbasen.

Behandling av papirdokumenter etter skanning:
Selv om vi ikke skal avlevere papirarkivet vårt til statsarkivet, trenger vi likevel å oppbevare enkelte papirer for eget administrativt bruk.

Inngående brev: Etter skanning oppbevares inngående brev på dato for journalføring, i eget arkivskap hos arkivansvarlig. Vi oppbevarer papirdokumentene minst ett år, og da blir de makulert av arkivansvarlig/under oppsyn av arkivansvarlig.

Kontrakter/avtaler skannes og oppbevares i papir i egne permer på kontoret hos arkivansvarlig. Hver avdeling har sin perm, og avtalene settes inn hovedsaklig kronologisk etter dato. Avtalene makuleres når de har mistet sin administrative betydning.