Postrutiner

07.12.2011

Med post menes dokumenter uavhengig av forsendelsesmåte (e- post, faks, skjema, innskannede dokumenter osv.) Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene til et saksdokument som vanlig post.
Høgskolen har én offisiell postadresse:

Høgskolen i Nord-Trøndelag
Postboks 2501
7729 Steinkjer

HiNTs sentrale e-postadresse er: postmottak@hint.no
E-post til denne adressen håndteres av det ordinære postmottaket på samme måte som all annen innkommet post (arkivforskriften § 3.2.ledd). Arkivet lagrer, journalfører og viderefordeler til ansvarlig saksfordeler eller saksbehandler, eller videresender til aktuelle mottakere hvis det ikke er arkivverdig.
Høgskolen i Nord-Trøndelags offisielle telefaks er plassert på postrommet i Steinkjer. Dokumenter som mottas per telefaks, og som skal saksbehandles/har verdi som dokumentasjon, legges i kurv for scanning.

Dersom saksdokument som er mottatt via faks eller e-post blir ettersendt i original, skal originaldokumentet som registreres erstatte eventuelt tidligere innskannet dokument i saksbehandlersystemet.

Høgskolen i Nord-Trøndelag har hente-/bringeavtale med Posten Norge AS. Avtalen innebærer bringing og henting av post på alle studiesteder til avtalte tider.
Se egen avtale med posten, sak 2005/159 i ePhorte.

Åpning/sortering av innkommet post

Grovsortering

Studiestedene Stjørdal, Levanger og Namsos mottar post som er direkteadressert til ansatte, pakkepost, post og pakker som er merket bibliotek, post til tjenestemannsorganisasjonene og studentorganisasjonene. Studiestedene har ansvar for å videresende post som skal skannes til det sentrale arkivet i Steinkjer. Studiestedene har også ansvar for å videresende arkivverdig post som mottas over skranke.

Pakker og rekommandert sending

Pakkepost og rekommanderte sendinger til høgskolen som mottas i det sentrale postmottaket, registreres i en bok som er beregnet til det formålet. Dette gjøres samtidig med at posten mottas og åpnes. Mottakeren får beskjed fra sentralbordet om at det er kommet pakke til vedkommende, og personen må selv gå til postrommet for å hente ut og kvittere i boka for pakken. Hvis det er hensiktsmessig, kan også pakke/sending legges i posthylla til mottaker, med dokumentasjon på det i boka. Hvis mottaker hører til på et annet studiested, videresendes forsendelsen samme dag i internposten, med henvisning i boka.

Personlig post

Med personlig post menes brev hvor mottakers navn er angitt før Høgskolen i Nord-Trøndelag.
Personlig post fordeles til saksbehandler uåpnet. Dersom innholdet er av en slik art at det skal journalføres, er det mottakers ansvar å sende det til arkivet for skanning og registrering.
Unntak: Når arkivpersonalet har fått skriftlig/muntlig fullmakt fra saksbehandler, kan posten åpnes.

Personlig adressert fra firma til ansatte som har sluttet, returneres til avsender med påskrift om at vedkommende har sluttet ved høgskolen.

Feiladressert post returneres uåpnet til postkontoret.

Returpost åpnes for å se hvem som er avsender. Konvolutten legges så til saksbehandler/avsender.

Tilbud/Anbud/Offentlige anskaffelser samles opp og åpnes når fristen for innsendelse er ute. Åpnes av den som er ansvarlig for anbudet sammen med minst en person til. Rutiner for registrering i ePhorte foreligger i eget dokument.

Posten sorteres i arkivverdig og ikke-arkivverdig post

Mottatt brevpost åpnes og vurderes etter følgende prinsipper:

Arkivverdig post
Som arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring jfr. arkivloven med forskrifter § 2a -b § 3-20

Ikke arkivverdig post
Som ikke-arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post, jfr. arkivloven med forskrifter § 3-19.

Kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring.

Informasjonspost om kurs og seminarer som ansees som viktig for flere parter, blir skannet inn og lagt på en egen sak som er opprettet for dette formålet.