Rutiner for e-post

15.12.2011

Microsoft Outlook brukes til å sende E-post både internt og eksternt til adressater utenfor HiNT.

HiNTs sentrale e-postadresse er: postmottak@hint.no

E-post til denne adressen håndteres av det ordinære postmottaket på samme måte som all annen innkommet post.
E-post kan også sende til hver definert bruker av Microsoft Outlook. Hver bruker har definert adresse på formen: fornavn.etternavn@hint.no

Håndtering av e-post til sentralt postmottak

• E-post til sentralt postmottak skal åpnes og håndteres av arkivet eller personer som oppgaven er delegert til (arkivforskriften § 3.2.ledd).
• Postmottaket må være betjent til enhver tid
• Den som betjener det sentrale postmottaket må vurdere om dokumentene skal videresendes til arkivet for innlegging i ePhorte (i tvilstilfeller i samråd med arkivet).
• E-post som ikke er arkivverdig, videresendes til personer/avdelinger som vurderes til å være riktige mottakere av henvendelsen.

Kvittering for mottak av e-post

Høgskolen i Nord-Trøndelag har følgende automatisk kvittering for mottatt e-post ved det offisielle postmottaket:
”Vi har mottatt din e-post.
Alle henvendelser til postmottak@hint.no behandles fortløpende. Henvendelsen har fått et kønummer som framgår av emnefeltet. Behold kønummeret i emnefeltet hvis du besvarer denne meldingen.
Forespørsler som krever saksbehandling blir behandlet etter gjeldende lover og regler.
Vennlig hilsen
Høgskolen i Nord-Trøndelag”

Personlig adressert e-post kan enten

• registreres i ePhorte av saksbehandler selv (hvis arkivverdig)
• oversendes postmottaket/arkiv for håndtering (hvis arkivverdig)
• slettes (hvis ikke av interesse/ikke arkivverdig)
• beholdes/videresendes (hvis nyttig info, men ikke arkivverdig)

Arkivverdig e-post skal registreres i ePhorte før den behandles. Saksbehandler må ta stilling til om meldingen, vedlegget eller begge deler skal registreres og tilknyttes dokumentregistrering i ePhorte.

Håndtering av utgående e-post

Saksdokumenter kan sendes på e-post hvis det ikke er krav om underskrift og lignende som forhindrer det. Journalverdig utgående e-post skal registreres i ePhorte. Saksbehandler kan selv gjøre dette for sine dokumenter, eller sende e-posten til arkivtjenesten for registrering og journalføring

Taushetsbelagte opplysninger

Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt i henhold til offentlighetsloven § 13 skal ikke sendes som e-post. Unntak kan gjøres dersom personopplysningene anonymiseres, slik at det ikke er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner. Dette gjelder både for selve e-posten og eventuelle vedlegg.

E-postrutiner ved saksbehandlers fravær

Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjon i e-postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for høgskolens e-postmottak oppgis, eller e-postadresse til annen aktuell person som er til stede.

Arbeidsgivers adgang til ansattes e-post og oversikt over bruk av e-postsystemet

Lov om personopplysninger, forskrifter til denne loven, samt Datatilsynets retningslinjer regulerer adgang til ansattes e-post og andre elektroniske dokumenter.