Rutiner for journalføring

05.12.2011

Registrering/journalføring

Etter arkivforskriften § 2-6 skal man journalføre alle inngående og utgående dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
Organinterne dokumenter er det i utgangspunktet valgfritt å journalføre, men i og med at Høgskolen i Nord-Trøndelag ikke har papirarkiv, blir alle organinterne dokumenter journalført og lagret i elektronisk arkiv.
I journalen føres all sakspost, både den som er offentlig og den som er unntatt offentlighet.

Skanning og fordeling av saksdokumenter

All arkivverdig post blir skannet inn, journalført og fordelt til saksbehandler/avdeling/seksjon. Det er egne postfordelere i ePhorte ved følgende avdelinger, og arkivet registrerer inngående post som ufordelt til:

• Avdeling for trafikklærerutdanning
• Avdeling for lærerutdanning
• Avdeling for helsefag
• Avdeling for økonomi, organisasjon og ledelse
• Avdeling for landbruk og informasjonsteknologi
• Personal- og organisasjonsstab
• Utdannings- og FoU-seksjonen (når saksbehandler er kjent, registreres dokumentene direkte til saksbehandler)
• Felles administrative tjenester, hvor vi legger post som skal til direktør for orientering og viderefordeling til saksbehandler og eventuelle kopimottakere.

Økonomi- og administrasjonsseksjonen og kommunikasjonsseksjonen har ikke postfordelere. Arkivet legger post til disse områdene direkte til saksbehandler, og setter i noen grad på eventuelle kopimottakere. Men det er saksbehandlers ansvar at saken blir gjort kjent for personer som skal involveres og informeres.

Postfordelerne er ansvarlige for at riktig saksbehandler får saken og at eventuelle kopimottakere blir registrert.

Alle postfordelere har sine ”vara” ved ferie/permisjoner/annet fravær.

Registrering/Journalføring

Arkivtjenesten skal undersøke om det inngående saksdokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak. Ved behov opprettes ny sak i ePhorte.

Nye saker klasseres med ordningsverdi og legges i korrekt arkivdel. HiNT benytter følgende ordningsprinsipper:
1. Arkivnøkkel for statlige høgskoler (i alle typer saker)
2. Fødselsnummer (i personalmapper og studentmapper)
3. Studentnummer (i studentmapper)

HiNT benytter følgende arkivdeler:

1. Sakarkiv
2. Tilsatte aktive
3. Studenter aktive

Registrering i ePhorte

Arkivverdige dokumenter som skal skannes, stemples og påføres i stempelmerket saksnummer, dato for registrering, eventuelt saksbehandler og eventuelt hjemmel for unntatt offentlighet hvis dokumentet vurderes unntatt fra offentlig innsyn.

Registrering i ePhorte gjøres slik: Vi registrerer dokumentdato, dokumenttittel og avsender. Arkivtjenesten påfører tilgangskoder og beskytter tekst som skal unntas offentligheten på saksdokumenter, så langt de kan vurdere dette. Arkivtjenesten styrer dokumentene til saksbehandler/avdeling/seksjon i tråd med avsnitt ovenfor om Skanning og fordeling av saksdokumenter. Det er viktig at vi får hurtig fordeling av saksdokumentene.
Offentlighetsvurderingen av dokumentene foretas så av den enkelte avdeling, leder, saksbehandler eller den som har fått fullmakt til dette. Denne vurderer om dokumentet skal skjermes, om rett tilgangskode og hjemmel er ført på ved registrering, eller setter eventuell rett tilgangskode og hjemmel på saken/journalposten behandlingen og markerer tekst som skal unntas

Tilgangsgrupper

For å gi tilgang til saker/journalposter som er skjermet og unntatt offentlighet er det nødvendig med tilgangsgrupper for saksbehandlere og andre som har behov for innsyn. Bruk av tilgangsgrupper vurderes samtidig med offentlighetsvurderingen. .

Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat

Journalposter som har fått status J konverteres automatisk og fortløpende til riktig arkivformat - dvs. PDF/A. Dersom denne konverteringen ikke skjer automatisk kontaktes først IT lokalt. Dersom feilen ikke kan lokaliseres internt skal UNINETT FAS kontaktes på e-post: adam@uninett.no
Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av journalføringen og den elektroniske arkiveringen

Journalføringen

Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte. Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at et dokument er ferdigstilt for utsendelse eller at et inngående dokument er blitt registrert av saksbehandlere/ledere. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:

• at journalposten er knyttet til riktig sak
• at eventuell avskrivning er utført
• at offentlighetsvurdering er gjennomført
• at eventuelle tilgangskoder er riktig påført og at tekst er skjermet
• hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må det spesielt kontrolleres at arkivkode og sakstittel er riktig, samt at det faktisk skal opprettes en ny sak
• at dokumentene som er registrert ligger lesbare i ePhorte
• at eventuelle vedlegg er lagt inn i ePhorte

Arkiveringen

UNINETT FAS har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:

• backup-rutinene beskrevet under § 3-2 punkt 5 skal følges
• sikkerhetskopiene lagres på enheter som er fysisk adskilt (annet lokale) fra enheten der ePhorte-basen er lagret. Lokalene som benyttes til oppbevaring av server og sikkerhetskopier skal være godkjent for dette formålet.
• kun godkjente arkivformater skal benyttes
• kun godkjente lagringsmedium skal benyttes

Dersom det oppstår problemer, må arkivtjenesten straks kontaktes.