Rutiner for ledere

12.12.2011

• Ledere skal lære seg ePhorte og kunne søke opp post som har kommet til egen avdeling.
• Ledere skal søke opp egne restanser ved søket ”Mine restanser.”
• Ledere er ansvarlig for egen avdelings restanser og bør jevnlig søke opp ”Avdelingens restanser”.
• Øverste leder for avdeling/seksjon har det endelige ansvaret for at dagens post blir riktig fordelt, men oppgaven med fordeling kan delegeres.
• Leder, eller den han/hun delegerer til, er ansvarlig for at kopimottakere føres på, og at dokumentet ellers gjøres kjent for aktuelle mottakere.
• Administrative ledere bør kunne skrive saksframlegg og melde disse opp til møte i styre/råd/utvalg i ePhorte.
• Før en leder slutter, plikter denne å kjøre ut sine restanser og informere sin overordnede om ubesvarte saksdokumenter, samt gi beskjed til arkivet hvem som evt. skal overta sakene slik at arkivtjenesten kan endre saksbehandler.
• Når ansatte på avdeling slutter, har studieleder i vedkommendes fagseksjon, i samarbeid med arkivet, ansvar for at ubesvarte saksdokumenter blir overført til annen saksbehandler.
• Ledere skal påse at egne utgående brev/interne notater står i status F når de er ferdig effektuert.