Rutiner for saksbehandlere

15.03.2012

Saksbehandlere skal

• ha nødvendig kompetanse om saksbehandling og bruk av ePhorte.
• ha totalansvar for tildelte saker
• påse at alle saker eller dokumenter er riktig gradert
• evt. opprette tilgangsgruppe på saken
• besvare alle henvendelser i saken
• følge opp alle frister og forfallsdatoer i saken
• påse at all arkivverdig inn- og utgående post blir journalført på en sak
• vurdere om henvendelser i form av telefon eller besøk på kontoret gjør det nødvendig med en registrering på ny eller pågående sak
• informere andre saksbehandlere eller ansatte om saken eller viktige forhold i saken
• opprette nye saker

Saksbehandlere skal logge seg på ePhorte regelmessig (helst hver dag for saksbehandlere med mange saker) og søke fram:

• Egne restanser
• Min post
• Mine konsepter
• Følge opp at journalposter ikke står i status R etter at brevet er effektuert
• Sjekke offentlighetsvurderingen som er foretatt av arkivtjenesten

Dokument ”Rutine for saksbehandling”: Rutine for saksbehandling

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig. Saksbehandler er ansvarlig for at egne feil blir rettet opp. Brukere av systemet kan rette opplysninger der de selv er saksansvarlige. Oppdager de feil der de selv ikke er ansvarlig, skal de straks melde fra til arkivet.
Arkivet kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarlig ved eventuell tvil. Arkivet er ansvarlig for de opplysningene som legges ut på offentlig journal.

Avskrivning av ferdigstilte dokumenter

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, e-post, telefon, eller at dokumentet tas til etterretning.
Følgende avskrivningsmåter kan benyttes:

Arkivet kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.