Skanning

05.12.2011

Arkivtjenesten har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Etter at dagens post er sortert, skannes de arkivverdige dokumentene inn omgående. Vi benytter både skannermodul i ePhorte og kopimaskiner med skannere. Høgskolen i Nord-Trøndelag benytter ikke funksjonen bunkeskanning, men enkeltskanning.

1. Still inn etter dokumentets innhold (simplex, duplex eller scip blank page) og velg "Skann". Dokumentet skannes da direkte til saken.
2. Klikk på kryss øverst i høyre hjørne (= avslutt) og dokumentet sjekkes inn i ePhorte.
3. Rutiner for kvalitetssikring ved skanning, sjekk

• at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
• at dokumentene er registrert på riktig sak
• at alle sider er kommet med på hvert dokument
• at eventuelle vedlegg er kommet med
• at skanningen kvalitetsmessig er god nok
• at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger

OCR-versjoner kan aldri utgjøre arkiveksemplaret av et skannet dokument. Godkjent arkiveksemplar er PdF/A.

Ved store dokumenter som er vanskelig å skanne, sjekker arkivet om dokumentet kan skaffes til veie i elektronisk form evt. dokumentet kan hentes fra nettet. Hvis dokumentene finnes i elektronisk form blir disse importert direkte til ePhorte.

Noark tillater at vedlegg kan lagres på papir også i elektroniske saker (jf. krav K5.11). Noark gir også mulighet for å la saken være elektronisk hvis man skanner førstesiden av et hoveddokument eller legger inn et referansedokument som hoveddokument og lagrer det samlede dokumentet på papir (jf. kap. 5.2.3 og krav K5.12). Merknad om hva som ikke er skannet, og hvor papiroriginalen oppbevares, påføres journalpost.

Dokumenter som ikke er å finne elektronisk og som er av et format som ikke lar seg skanne, må behandles, oppbevares og avleveres som fysiske dokumenter jfr. Arkivloven. Per dags dato har Høgskolen i Nord-Trøndelag ikke mottatt hoveddokumenter eller vedlegg som vi har vært nødt til å arkivere på papir.

Behandling av papirdokumenter etter skanning

Selv om vi ikke skal avlevere papirarkivet vårt til Statsarkivet, trenger vi likevel å oppbevare enkelte papirer for eget administrativt bruk.

Inngående brev: Etter skanning oppbevares inngående brev på dato for journalføring, i eget arkivskap hos arkivansvarlig. Papirene oppbevares minimum ett år, og blir deretter makulert.

Unntak: Kontrakter/avtaler settes i egne permer på kontoret hos arkivansvarlig. Hver avdeling har sin perm, og kontraktene settes inn kronologisk etter dato. Makuleres når mistet sin administrative betydning.