15.12.2011
Sosiale medier er fellesbetegnelsen på nettsteder der brukerne selv skaper innholdet eller er veldig delaktig i kommenteringen av innholdet. Blant de mest kjente sosiale mediene er blogger, Facebook og Twitter, i tillegg til bl. a. videodelingsnettstedet YouTube, nettleksikonet Wikipedia og bildedelingstjenesten Flickr.
Facebook, Twitter og Youtube
Høgskolen i Nord-Trøndelag har opprettet en offisiell profil på Twitter, Facebook og Youtube i tillegg til vårt offisielle nettsted http://www.hint.no
På Twitter og Facebook blir det sporadisk publisert nyheter/informasjon/bilder/video, mens det på Youtube kun publiseres video, også det sporadisk. De sosiale mediene blir i utgangspunktet ikke brukt som en del av den ordinære saksbehandlingen. Sidene brukes hovedsaklig for å nå ut til flest mulig med den informasjonen som også blir publisert/offentliggjort andre steder.
Høgskolen i Nord-Trøndelag har foreløpig ikke utarbeidet egne rutiner i forbindelse med bruk av sosiale medier.
Arkivforskriften § 3-19 1.a sier at det organet som har laget publikasjonen skal arkivere et eksemplar og de nødvendige forarbeidene. I hehold til Pliktavleveringsloven skal alt som publiseres, også på nett, avleveres til Nasjonalbiblioteket (NB).
Fram til 2009 foretok NB jevnlige innhøstinger på norske domener, men stoppet opp i påvente av ny konsesjon fra Datatilsynet. Høgskolen i Nord-Trøndelag har ingen rutine for å lagre det som blir publisert på web.
SMS/chat
En tekstmelding/chatmelding kan både ha verdi som dokumentasjon og være gjenstand for saksbehandling (saksdokument). I slike tilfeller gjelder journalføringsplikten.
I de tilfeller der dokumentet bare oppfyller den ene av betingelsene, altså enten har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkiveres, men trenger ikke å journalføres. Oppfyller det ingen av betingelsene skal meldingen arkivbegrenses, det vil si ikke legges i arkivet i det hele tatt.
Kulturdepartementet sendte 22.10.2010 ut et høringsbrev, med forslag til endringer i arkivforskriften. Forslaget går ut på å la virksomhetene selv bestemme om sms'er skal journalføres og arkiveres og at det eventuelt kan gjøres ved notat/nedtegnelse (jf forvaltningsloven § 11d). Svarfristen for denne høringen gikk ut 15.1.2011.
Evt meldinger sendt via SMS blir verken journalført eller arkivert på annen måte.
HiNT har foreløpig ikke utarbeidet rutiner for hvordan en evt. journalføring/arkivering skal foregå. Vi avventer til endringene i Arkivforskriften foreligger før det gjøres noe med denne saken.
Du er her: 
(+47) 74 11 20 00