Utvalgsbehandling

05.12.2011

Høgskolen i Nord-Trøndelag benyttet utvalgsmodulen i ePhorte. Saksbehandler lager saksframlegg og melder dette opp til behandling i ett eller flere utvalg. Under fanen ”behandlinger ”er det mulig å ta ut saksprotokoll. En saksprotokoll er den protokollering som skjer i forhold til behandling av en sak i et utvalg.

Opprette saksframlegg

Saksframlegg inneholder utredning og innstilling i en sak som skal behandles i et utvalg. Saksframlegg meldes opp i ett eller flere utvalg som skal behandle saken.

Gå frem på følgende måte for å opprette et saksfremlegg:

Stå i korrekt saksmappe

• Velg ”Nytt saksframlegg” fra hurtigmenyen på fanen ”Journalposter”
• Registrer tittel i feltet Innholdsbeskrivelse
• Hvis saksfremlegget er unntatt offentlighet, skal du registrere tilgangskode, hjemmel og eventuelt merke de deler av tittelen som er unntatt offentlighet som skjermet
• Du velger hvilket utvalg som skal behandle saken, registrerer sakstype og utvalg som skal behandle framlegget.
• De resterende punkter utføres som for utgående brev

Oppfølging av vedtak fattet av utvalg

Etter at saksframlegget er behandlet og det er fattet endelig vedtak, kan det være at vedtaket krever oppfølging.

Gå frem på følgende måte for å opprette et vedtak som krever oppfølging:

• Søk frem saksmappen med saksframlegget som krever oppfølging.
• Opprett ny journalpost (N-notat eller utgående brev, etter hvem mottaker er), i tilfelle det er flere som trenger å bli informert om vedtaket, husk sett på kopimottakere. Du finner vedtaket som er gjort ved å åpne fanen Vedtak, kopier dette og lim inn i brevet.

Utvalgssekretær

Utvalgssekretæren gjør forarbeidet før møtet med å utarbeide møteinnkalling og sende ut denne. Skriver saksprotokoll og utarbeider møteprotokoll etter møtet er ferdig. Vedlikeholder også en del grunnlagsdata som møtedatoer, medlemmer og faste oppsett for produksjon av innkalling og protokoller.