15.12.2011
F.o.m 14.12.2004 til dags dato har Høgskolen i Nord-Trøndelag benyttet det NOARK-4 baserte fullelektroniske saksbehandlings- og arkivsystemet ePhorte, levert av ErgoGroup.
ePhorte driftes sentralt av UNINETT FAS.
Ordningsprinsipp som benyttes i ePhorte:
Arkivnøkkel for de statlige høgskolene
Fødselsnummer (personal- og studentmapper)
Studentnummer (studentmapper)
I perioden 1.8.1994 til innføringen av ePhorte ble det NOARK 3-baserte Lotus Notes arkivsystem benyttet. To versjoner ble benyttet: Cinet symfoni versjon 4.7 og Cinet sak/arkiv versjon 3.1.
Lotus Notes ble konvertert til ePhorte i 2008, og er søkbart der i to historiske baser:
1. periode 1.2.1995 – 31.12.1999
2. periode 1.1.2000 – 31.12.2004
Ordningsprinsipp i ePhorte historisk: Arkivnøkkel for de statlige høgskolene.
I praksis betyr det at vi kan søke i basen på samme måte som i dagens produksjonsbase, men dokumentene ligger ikke i systemet. Vi er derfor avhengig av arkivkoden for å kunne finne dokumentet i det papirbaserte saksarkivet. Søkeresultatet viser hvilken avdeling dokumentet tilhører, og det betyr at det kan befinne seg i papirarkivet til hvilken som helst journalførende enhet i HiNT. Oversikt over disse finner du her: Organisasjonsoversikt
Postjournaler og kopibøker fra denne perioden er ikke klargjort og bundet inn, men står i permer omkring på avdelingene.
Framfinning før 1.8.1994
Postjournalene inneholder oversikt over alle inn- og utgående brev samt interne notater. Journalene er ordnet kronologisk etter dato, og også tilhørende alfabetisk. Disse kan benyttes til manuell framfinning av journalførte dokumenter.
Kopibøker inneholder kopi av alle utgående brev, sortert etter dato. Kopibøkene kan brukes til manuell framfinning av utgående dokumenter.
Alt papirarkiv fra perioden før 1.8.1994 er avlevert Statsarkivet/klargjort for avlevering, Se punkt om Bortsetting, bevaring og kassasjon i arkivplanen om hva som er avlevert Statsarkivet og hva som fremdeles befinner seg i høgskolens lokaler.
Oversikt over avleveringsdokumenter er gode framfinningsdokumenter.
Arkivnøkkel gir en fortegnelse over inndeling og rekkefølge av arkivsaker.
Arkivnøkkelens primære inndelingsprinsipp er emneinndeling (dokumentets innhold). I nøkkelens systematiske del er saksområdene listet opp ved hjelp av logiske emnebetegnelser.
Arkivnøkkelen er delt inn i følgende klasser:
0 Organisasjon og administrasjon
1 Økonomi
2 Stillinger og personale
3 Samarbeid innen høgere utdanning og forskning
4 Studier, undervisning, eksamen
5 Studenter, studentforhold
6 Forskning og utvikling
Dagens arkivnøkkel er fra 1.7.1994, revidert oktober 1996, mars 2001 og juli 2005.
Arkivnøkkelen tilde enkelte høgskolene som ble til Høgskolen i Nord-Trøndelag 1.8.1994 er bygd på samme prinsipp, men kan ha noen variasjoner.
Arkivnøkkelen ligger i sakarkivet for alt som er avlevert Statsarkivet/klargjort for avlevering, på arkivkode 041.
MsoNormal
Du er her: 
(+47) 74 11 20 00