Organisering og ansvar arkiv

14.12.2011

Hvorfor har vi et arkiv?

Høgskolen i Nord-Trøndelag

• er en offentlig organisasjon og må følge arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven mv. Av dette følger at vi er pålagt å ha et arkiv.
• må kunne dokumentere virksomheten sin, både i fortid, nåtid og fremtid
• må kunne gi innsyn i saker vi jobber med til allmennheten. Uten et systematisk arkiv blir dette vanskelig. Vi er pålagt å fremlegge offentlig journal, og denne skal speile virksomheten og gi samfunnet ellers en mulighet til å få innblikk i vår virksomhet
• må holde orden på inngåtte avtaler og ivareta enkeltpersoners rettigheter

Du som saksbehandler:

• trenger oppdatert informasjon om sakene du skal behandle
• trenger å vite hvordan saker er løst tidligere
• trenger et sted som kan oppbevare sakene du har behandlet ferdig og vite at de kan gjenfinnes

De du jobber sammen med:

• trenger dokumentasjon på hvordan andre har løst saker tidligere
• trenger å vite hva som ble bestemt i ulike sammenhenger
• trenger å vite hvilke samarbeidspartnere vi har i ulike sammenhenger

Studentene:

• trenger å vite at vi har dokumentasjon på hvilke studier de har tatt
• har krav på at ulike søknader, klager og andre henvendelser blir mottatt, registrert og videresendt til rette vedkommende
• trenger å vite at vi kan dokumentere eksamensresultater for all fremtid

Arkivansvarlig bistår i spørsmål rundt saksbehandling og arkivering, og hjelper deg som saksbehandler i å foreta vurderinger i forhold til journalføring, offentlighetsvurdering osv.

Organisering og behandling av arkiv

14.12.2004 tok høgskolen i bruk ePhorte - et fullelektronisk saksbehandlings- og arkivsystem.

Arkivansvaret gjelder for det aktive arkivet og for arkiv opprettet etter 1.8.1994, samt papirarkivene fra høgskolene som 1.8.1994 gikk inn i Høgskolen i Nord-Trøndelag. Når det gjelder papirarkivet, har Høgskolen i Nord-Trøndelag avleveringsplikt og arkivfaglig rapportansvar til Statsarkivet i Trondheim.

Når det gjelder det elektroniske arkivet har Høgskolen i Nord-Trøndelag avleveringsplikt og arkivfaglig rapportansvar til Riksarkivet.

Ved avlevering til Statsarkivet / Riksarkivet går arkivansvaret og råderetten over arkivene over til Arkivverket.

ePhorte er felles system for høgskoler og universitet, driftet av UNINETT FAS i Trondheim. ePhorte oppfyller kravene i Noark 4 standarden og er godkjent av Riksarkivaren på generell basis for å drive papirløst.

Arkivansvar

I henhold til arkivforskriftens § 1-1 er det den øverste ledelsen i organet som har ansvaret for arkivarbeidet. Dette betyr at for Høgskolen i Nord-Trøndelag er det rektor som har ansvaret for at arkivarbeidet blir utført i tråd med de lover og regler som gjelder for offentlig arkiv. Oppgaver knyttet til arkiv kan delegeres, men ansvaret som sådant kan ikke delegeres.

Arkivtjenesten er felles for hele Høgskolen i Nord-Trøndelag. Høgskolen har én journalførende enhet, og har dermed ett felles arkiv for hele institusjonen. Arkivansvarlig er faglig ansvarlig for høgskolen arkivtjeneste og leder det daglige arbeidet i arkivet. Organisatorisk er arkivansvarlig plassert i kommunikasjonssjefens stab.

Oppgaver som inngår i det overordnete arkivansvaret

• Å tilsette en arkivansvarlig som har det daglige ansvar for arkivarbeidet.
• Å sørge for tilstrekkelig bemanning til å utføre arkivarbeidet etter forutsetningene.
• Å stille tilfredsstillende lokaler og nødvendig utstyr til disposisjon til arkivtjenesten. Lokaler og utstyr må oppfylle de krav som er satt i arkivforskriften og annet regelverk.
• Å legge forholdene til rette for at arkivpersonalet holder en tilfredsstillende faglig kompetanse, blant annet gjennom deltakelse i kurs og ved annen opplæring.
• Å sørge for tilfredsstillende rapportering fra arkivtjenesten til ledelsen slik at denne kan oppfylle sitt overordnede ansvar etter forutsetningene.

Sentrale oppgaver for arkivansvarlig

• Sørge for at høgskolens dokumentasjons- og arkivarbeid skjer i overensstemmelse med gjeldende lover, forskrifter og instrukser på en effektiv og rasjonell måte.
• Daglig drift av arkivet, daglig ledelse av arkivtjenesten.
• Forestå restansekontroll. Påminning til ledere om avdelingens restanser fire ganger årlig, med kopi/orientering til saksbehandler for dekan.
• Planlegging og tilrettelegging for opplæring i dokumentasjonsarbeid og bruk av ePhorte.
• Kvalitetssikre databasen i aktivt arkiv, sørge for orden i mellomarkiv og bortsettingsarkiv, samt at avlevering til fjernarkiv/depot skjer i samsvar med gjeldende regler.
• Sørge for at registrering, arkivering og kassasjon skjer i samsvar med godkjent felles arkivnøkkel og kassasjonsplan for de statlige høgskoler.
• Sørge for at brukerne av arkivet får den service og rettledning som kreves.
• Sørge for deltakelse i erfaringsutveksling med de andre høgskolene. Delta i Arkivforum.
• Sørge for ivaretakelse av arkivfaglig utviklingsarbeid (planlegging, sikkerhet, gradering og oppfølging/revisjon av retningslinjer, rutinebeskrivelser m.v.). Herunder utarbeidelse av arkivplan, ajourhold av arkivplan og oversikt over arkivlokaler.
• Systemadministrasjon av ePhorte.
• Legge inn og vedlikeholde data om brukere (brukeradministrasjon).
• Overvåke ePhortes tekniske funksjoner, melde inn og følge opp feilmeldingene opp mot leverandøren av arkivsystemet.
• Sortere, åpne, vurdere og skanne inngående post. Journalføre inngående og utgående post.
• Forestå veiledning og rådgivning i forhold til saksbehandlere i arkiv- og saksbehandlingsrutiner i HiNT, herunder rutiner for e-post og andre arkivfaglige spørsmål.
• Arkivpleie, herunder Periodisering/Arkivbegrensning/Kassasjon.
• Klargjøring og overføring av eldre og avsluttede arkiver til Arkivverket.

Saksbehandlerens rolle i arkivarbeidet

• Høgskolen i Nord-Trøndelag benytter arkiv- og saksbehandlingssystemet ePhorte der arkivering skjer som et ledd i saksbehandlingen.
• Alle ansatte i HiNT plikter å vurdere saker de arbeider med i forhold til arkivering og dokumentasjon for ettertiden.
• Dersom man mottar arkivverdig post direkte, skal den straks leveres til arkivtjenesten for skanning og registrering. E-post kan overføres direkte til ePhorte.
• Samarbeidsavtaler skal som regel alltid arkiveres.
• Arbeider man med dokumentasjon i forhold til et fag/studium, skal man sørge for at relevant informasjon som kan tjene som dokumentasjon i ettertiden blir arkivert.
• Saksbehandling som gjelder interne forhold i høgskolen, skal også arkiveres dersom den faller inn under kriterier for arkivverdighet (gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon).
• Saksbehandler må ta stilling til selve saksbehandlingen.
• Skal saken bare tas til etterretning / orientering, avskrives saken med TE/TO med evt. kommentar i kommentarfeltet.
• Besvares saken per telefon, avskrives saken med TLF med kort notat i kommentarfeltet.
• Gis skriftlig svar, skal dette registreres i ePhorte sammen med eventuelle vedlegg. Brevmal er integrert i saksbehandlingssystemet.
• Interne notater distribueres elektronisk via saksbehandlingssystemet.
• Brev som er unntatt fra offentlighet skal merkes med lovhjemmel. Sensitive personopplysninger skjermes.

Lokaler og tilgang til disse

Alle studiesteder har arkivrom/fjernarkiv som inneholder papirarkiver som ikke er ferdig ordnet for avlevering, og som fortsatt delvis er i bruk. Disse rommene er låst, og adgang er begrenset til arkivpersonalet og de som har behov for å bruke disse arkivene, samt vaktmestere.

Som sikkerhet er datamaskinene i HiNT satt opp slik at man logges automatisk av etter et visst antall minutter hvis maskinen ikke er i aktiv bruk. Man må da logge seg inn igjen når man skal ta maskinen i bruk.