Arkivbegrep

14.12.2011

Riksarkivaren har utarbeidet en nettside med sentrale arkivbegreper og -termer. Den finnes på Arkivbegreper

Her følger et utvalg av de mest sentrale arkivtermene for Høgskolen i Nord-Trøndelag:

Arkiv

• Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, det vil si dokumenter som mottas eller produseres som ledd i virksomheten hos en arkivskaper og samles som resultat av denne virksomheten (også kalt enkeltarkiv).
• Oppbevaringssted for arkiv.
• Organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til arkiv, også kalt arkivtjeneste.
• Det samme som arkivdepot.

Arkiv- og saksbehandlingssystem: System for arkivering og saksbehandling. Vanligvis brukt om systemer for elektronisk arkivering og saksbehandling. Høgskolen i Nord-Trøndelag benytter ePhorte.

Arkivansvarlig: Arkivforskriftens betegnelse (§ 2-1) på den som har det daglige ansvar for arkivarbeidet i et offentlig organ, og som leder organets arkivtjeneste. Vanligvis benyttes tittelen arkivleder.

Arkivbegrensning: Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jf. arkivforskriften § 3-18.

Arkivdokument: Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning.

Arkivnøkkel: System for ordning av sakarkiv, basert på ett eller flere ordningsprinsipper. Arkivnøkkelen beskriver inndelingsprinsipp(er) og rekkeordningssystem(er) og gir en systematisk fortegnelse over de verdier (arkivkoder) som benyttes i rekkeordningen. Arkivnøkler benytter vanligvis et ordningsprinsipp basert på inndeling etter emne.

Avskrivning: Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet.

Dokument: Etter arkivloven § 2: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. Samme definisjon er benyttet i forvaltningsloven og offentlighetsloven. Se også Arkivdokument og Saksdokument.

Dokumentasjonsverdi: Den verdi et arkivmateriale (et eller flere dokumenter) har som dokumentasjon. I arkivlovens formålsparagraf er dokumentasjonsverdi et viktig kriterium for å ta vare på arkiver.

E-postmottak: Elektronisk «postkasse» for å ta imot meldinger og dokumenter sendt via e-post. Organer som benytter e-post, skal ha et sentralt e-postmottak som er knyttet til organets arkivtjeneste, jf. arkivforskriften § 3-2.

Inngående dokument (I): Dokument som et organ mottar fra en annen instans.

Internt dokument (N eller X): Etter offentlighetsloven § 5: Dokument som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ.

Journalføring: Systematisk og fortløpende registrering av opplysninger i en journal. Etter arkivforskriften § 2-6 skal man registrere alle inngående og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokumenter registreres i den grad man finner det hensiktsmessig.

Journalpost: En enkelt registrering (innførsel) i en journal, dvs. opplysningene om et saksdokument med eventuelle vedlegg. I elektroniske journaler skal en journalpost alltid være knyttet til en sak, jf. Noark-standarden.

Kassasjon: Det å kassere, dvs. at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og tilintetgjort. Jf. arkivforskriften § 3-18.

Noark: Standard for elektroniske journal- og arkivsystemer, se Riksarkivaren (1999 og 2008). Etter arkivforskriften er Noark obligatorisk for elektronisk journalføring i offentlig forvaltning.

Offentlig journal: En kopi av journalen som legges fram for allmennheten. Opplysninger som er unntatt fra offentlighet, er skjermet.

Offentlighetsprinsippet: Prinsippet om at allmennheten skal ha rett til innsyn i beslutningsprosessene hos den offentlige forvaltning. Offentlighetsprinsippet omfatter dokumentoffentlighet og møteoffentlighet.

Restanse: Mottatt dokument som ikke er avskrevet.

Restansekontroll: Oversikt over og kontroll med restanser.

Sak:

• Abstrakt: Et spørsmål som er til behandling på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra organet selv (jf. forvaltningsloven og offentlighetsloven). Begrepet benyttes også om selve behandlingsforløpet.
• Konkret: En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter og liknende som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet.
• I elektroniske journal- og arkivsystemer (Noark): En sak består av én eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer).

Sakarkiv: Den delen av arkivet som består av saksdokumenter. Merk at begrepet saksdokument i noen tilfeller også benyttes om dokumenter som ligger utenfor det man normalt vil betrakte som sakarkivet.

Saksbehandler: Den person i organet som står for behandlingen av en sak eller enkeltdokumenter i en sak.

Utgående dokument (U): Dokument som et organ sender til en annen instans.