Systemadministrasjon ePhorte

08.12.2011

Systemansvarlig for ePhorte er arkivansvarlig. Med rollen "systemansvarlig" kan man opprette brukere, tildele roller og gjøre endringer i den administrative strukturen i oppsettet av systemet. Dette gjøres via administrasjonsverktøyet i ePhorte.
Selve arkivstrukturen bygges her, med fastsetting av arkivdeler, arkivperioder, journalenheter og ordningsprinsipp.

Videre er det her organisasjonens administrative inndeling legges inn, og hvor administrasjonen av systemets brukere foregår. Det er beskrevet i Brukerveiledning - ePhorte hvordan man utfører oppgaver i denne modulen. Veiledningen finnes i arkivet, men kan også lastes ned fra på Ergos kundestøtteportal dersom man er registrert som bruker.

Adresseregisteret

I adresseregistret finner vi de samarbeidspartnere som HiNT har mest korrespondanse med. Dette er de statlige høgskoler, universiteter, departementer o.l. Adresser til privatpersoner legges ikke inn i registeret. Arkivet legger inn nye kontakter på forespørsel.

Den enkelte adressat er registrert med forkortelse, fullt navn, postadresse og e-postadresse. Det tilstrebes at offisiell forkortelse brukes, men ePhorte tillater ikke at en forkortelse brukes to ganger.

Arkivet har ansvar for å holde registeret á jour ved adresseendringer, navneendringer osv.

Arkivstruktur

HiNT benytter følgende arkivdeler:

• Saksarkiv - SAK
• Tilsatte aktive – PERSA
• Studenter aktive - STUD

Vi har én journalenhet: JHINT – Journalenhet Høgskolen i Nord-Trøndelag

Nummerserien i databasen løper automatisk og ved årsskifte endres den også automatisk, slik at vi igjen starter på 1 ved tildeling av saksnummer.

Ordningsprinsipper

Følgende ordningsprinsipper benyttes i HiNT:

• Arkivnøkkel for statlige høgskoler (ASH) datert mai 2001
• Fødselsnummer (studentmapper og personalmapper)
• Studentnummer (studentmapper)

Administrativ inndeling

Den administrative inndelingen i ePhorte følger i stor grad organisasjonskartet.

• FELLES – rektor, prorektor, høgskoledirektør
• HEL – Avdeling for helsefag
• LIT – Avdeling for landbruk og informasjonsteknologi
• LÆR – Avdeling for lærerutdanning
• TLU – Avdeling for trafikklærerutdanning
• ØOL – Avdeling for økonomi, organisasjon og ledelse
• KOM – Kommunikasjonsseksjonen
• PO – Personal- og organisasjonsstab
• UOF – Utdanning og FoU-seksjonen
• ØKADM – Økonomi- og administrasjonsseksjonen

Brukeradministrasjon

Roller

Systemansvarlig registrerer brukere og tildeler roller etter hvilken funksjon vedkommende har i organisasjonen. Alle registreres med rollen saksbehandler, og i tillegg gis det tilleggsroller alt etter hvilken funksjon/arbeidsoppgaver vedkommende person har i organisasjonen.

HiNT benytter følgende roller i saksbehandlingssystemet:

• AR1 - Arkivansvarlig
• AR2 - Arkivpersonale
• LD - Leder/sakfordeler (alle i lederstillinger og de som har fått delegert fullmakt til fordeling av post)
• SB - Saksbehandler (alle i saksbehandlerstillinger)
• SY - Systemansvarlig (arkivleder og tre IT-personer))
• US - Utvalgssekretær (sekretær for utvalg som bruker utvalgsmodulen i ePhorte)

De aller fleste ansatte registreres som brukere i ePhorte. Unntak kan være personer som er korttidsengasjert, eller betraktes som uaktuelle brukere.

Alle saksbehandlere må gjennomgå opplæring i ePhorte før de kan ta i bruk systemet. Personer som ikke er saksbehandlere, men som kun er kopimottakere av dokumenter i ePhorte, får ikke fullstendig opplæring. De får tilstrekkelig informasjon til at de kan logge seg på og finne dokumentene sine.

Tilgangskoder

Tilgangskoder benyttes til å skjerme sensitive opplysninger. Den enkelte bruker tildeles rettigheter etter stilling og funksjon i organisasjonen. Prinsippet er at man skal kunne se de opplysningene man trenger for å gjøre jobben sin, ikke mer.

Rektor, høgskoledirektør, personal- og organisasjonssjef, økonomi- og administrasjonssjef samt personalkonsulentene, har tilgang til alle personalmapper i hele organisasjonen.
Ansatte med personalansvar har tilgang til personalmappene som tilhører deres område.
Alle brukere registreres med tilgangskoden U – Unntatt offentlighet
I tillegg har vi tilgangskode P – personalsaker
Liste over hjemler vi bruker:

• Off. lov. §13, jf. fvl. §13 Opplysninger som er underlagt taushetsplikt
• Off. lov. §14 Dokument utarbeidet for egen saksforberedelse (organinterne dokumenter)
• Off. lov. §23 Unntak av hensyn til det offentlige sin forhandlingsposisjon
• Off. lov. §25 Tilsetting eller forfremmelse i offentlig tjeneste
• R. § 18(2) Utsatt offentlighet

Brukernavn og initialer

Alle ansatte har unike brukernavn og initialer, og man må logge seg på med passord for å få tilgang til dokumenter i systemet. Brukernavn og initialer er identisk med brukernavnet som tildeles den ansatte fra IT-drift ved HiNT.

Ved registrering av nye brukere i ePhorte, må arkivet alltid kvalitetssikre at brukernavn og initialer for den ansatte er korrekt. Hvis den nye brukeren er saksbehandler, legges han inn i både kurs- og produksjonsdatabasen. Dette fordi kursbasen benyttes i opplæringen.

Vedlikehold av brukerregisteret

Arkivet har ansvar for å opprette nye brukere ved nytilsettinger og ansvar for å la ansatte som slutter utgå fra det aktive brukerregisterert.

Nye brukere

Nye brukere opprettes etter melding fra personal- og organisasjonsstaben. Når man har tildelt brukernavn, passord og initialer (se over), må rolle tildeles. Personen må også knyttes til en administrativ enhet. Videre skal e-postadresse legges inn, hvis ikke får ikke vedkommende sendt lenke fra systemet. Alle tilsatte får tilgang på saker med tilgangskode U der de selv er saksbehandlere. Det er meget viktig at alle felter fylles ut med riktig informasjon, da opplysninger som registreres her automatisk flettes inn i dokumentene personen produserer.

Dokumentmaler

I ePhorte finnes dokumentmaler for utgående brev, interne notater og saksfremlegg, samt nødvendige maler til bruk i utvalgsmodulen. Det er opprettet en del maler med standard tekst tilpasset spesifikke behov.